Opprette utg?ende brev

1. Opprette ny journalpost p? saken

• Klikk p? aktuell sak slik at den ?pner seg rett til h?yre for venstremenyen.

• Klkk deretter p? knappen +Journalpost og velg Utg?ende brev i menyen.

2. Legg inn opplysninger om utbrevet i detaljert visning

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av opplysninger i f?lgende felt:

  • Du legger inn en meningsb?rende tittel i felt for dette og sladder ved behov navn med h?yre museknapp.

  • Inngang til Folkeregisteret og til Enhetsregisteret skjer via knapp merket Til.

  • Kopi

  • Felt merket Tilgangskode m? v?re fyllt ut for stenge lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i tittel og i mottakerfelt.

  • Feltet Tilgangsgruppe benyttes s?rlig av personalkonsulenter for tilgang for L?nningsseksjonen via tilgangsgruppe L?nn.

  • Feltet merket Dokumentdato oppdateres automatisk etter brevets ferdigstillelse med tilh?rende fletting inn selve brevmalen.

Oppslag i adresseregistrene i Elements

• Klikk knapp merket Til i detaljert visning for ny journalpost.
• Neste boks merket S?k i adresseregister gir deg f?lgende valg:
  • Folkeregisteret for borgere.
  • Enhetsregisteret for virksomheter. 

S?k i Folkeregisteret

• Etter ? ha hentet frem personen fra Folkeregisteret, klikker du knapp merket Til nederst til venstre i tilh?rende boks, for hoveddmottaker. Du klikker knapp merket Kopi for kopimottaker.
• N?r du tilslutt klikker gr?nn knapp merket OK i samme boks, vil mottaker og kopimottaker legge seg i inn p? journalposten din. 

Skjerming av mottaker i eget kontaktkort 

• G? til detaljert visning av journalpost.
• Klikk direkte p? navn p? ekstern mottaker i felt merket Til.

• Legg inn kontaktinformasjon i p?f?lgende tosidige kontaktkort merket Mottaker.   
  • Huk av for skjerming av personnavn ved behov.  
  • Autoriserte brukere vil kunne lese sladdet navn i r?d skrift.
  • Uautoriserte brukere ser kun stjerner.
  • Klikk Flere felt for ytterligere opplsyninger.

S?k i Enhetsregisteret

• Aktuelle s?keord i Enhetsregisteret er orgnisasjonsnummer eller navn p? virksomhet.

• Klikk p? riktig virksomhet i listen og p? knappene lengst til h?yre merket Til eller Kopi for hovedmottaker eller kopimottaker.

3. Knytte til dokumentmal for ? opprette et hoveddokument

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet. 

• Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler. 

• Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.

• Samme meny har ogs? et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker p? PC lokalt. 

• I neste boks markerer brevmalen du ?nsker ? benytte for brevet ditt

4. Lagre og redigere dokument

• For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument. 

5. Skrive brev i mal, lukke Word og sjekke inn dokument

Redigere i brevets innhold og lukke Word

• Skriv brevet i mal i Word.

• Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne brevet.

• Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.

• I neste boks klikker du Lagre.

Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements

• Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:

  •  Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).

  • Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering. 

  • Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.

Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?

• Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling. 

• Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.

Lagre et utkast under arbeid 

• Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking. 

• Journalposten legger seg da i s?ket Mine dokumenter under arbeid i venstremenyen.

6. Knytte til vedlegg

• For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert. 

• Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.

7. Godkjenning og ekspedering

• Huk av for Send til godkjenning i innsjekikngsboksen.
• Legg inn brukernavn for en eller flere ledere i felt i p?f?lgende boks.
• Klikk OK.

• For videre oppf?lging av godkjenningsrunde henviser vi til veiledning for innhenting av godkjenning fra leder fra innsjekkingsboksen.

• For videre oppf?lging av ferdigstilte brev henviser vi til veiledning for digital ekspedering.